Karantinas pažėrė ne tik iššūkių, bet ir vertingų pamokų ateičiai

Už judumą Vilniuje atsakinga savivaldybės įmonė „Susisiekimo paslaugos“ karantino metu turėjo perorganizuoti ne tik eismo valdymą, viešojo transporto judėjimą, bet ir vidinius veiklos procesus. Šiandien įmonės atstovai pripažįsta, kad priimti pokyčius lengva nebuvo, tačiau neeilinė situacija turėjo ir teigiamų pasekmių – sustiprino darbuotojų IT išmanymą, išmokė pažangių darbo principų, surasta sprendimų, kaip puoselėti komandiškumą bei edukuoti ir motyvuoti kolektyvą nuotoliniu būdu. Susitvarkyti, pasak jų, įmonei padėjo prieškarantininis įdirbis – nuotolinio darbo praktika, procesų optimizacija, intensyvi vidinė komunikacija ir kryptingas kūrybiškumas.

Tik prasidėjus karantinui SĮ „Susisiekimo paslaugos“ teko nedelsiant spręsti įvairius vilniečių kasdienybei aktualius gyvenimo mieste klausimus: kurias judumo paslaugas teikti, o kurias – pristabdyti ar pakeisti. Visu laikotarpiu Vilniuje buvo užtikrintas sklandus ir saugus viešojo transporto judėjimas, eismo valdymas. Be to, tam tikra įmonės komandos dalis perorganizavo savo veiklas ir orientavosi į tai, kokių paslaugų karantino metu tiek patiems miestiečiams, tiek medikams reikėjo labiausiai.

Pasak Kristinos Makauskienės, įmonės Personalo ir teisės skyriaus vadovės, išvengta prastovų, darbuotojai galėjo tęsti įprastus darbus arba vykdyti kitas, pagal miesto poreikius karantino metu pritaikytas, funkcijas – reguliuoti srautą viešajame transporte, konsultuoti Vilniaus miesto savivaldybės administracijos interesantus su koronavirusu susijusiais klausimais, padėti užtikrinti izoliuotis turinčių asmenų transportavimą ir kontrolę, pagelbėti Vilniaus miesto medikams sklandžiai pasiekti darbo vietas.

Parodė, kur pasitempti

K. Makauskienė pasakoja, kad vis tik didesnis iššūkis buvo ne viešojo transporto, eismo organizavimo ar kitų veiklų koordinavimas ir pasikeitusi tvarka, bet vidinių įmonės procesų ir darbo pobūdžio perorganizavimas. Nors nuotolinį darbą SĮ „Susisiekimo paslaugos“ praktikuoja jau kelis metus, tačiau tokia galimybe, anot pašnekovės, aktyviai naudojosi gana nedidelė dalis darbuotojų.

Erika Tuinylienė, SĮ „Susisiekimo paslaugos“ Elektroninių paslaugų skyriaus vadovė.

„Iki karantino jau buvome įsidiegę elektroninių dokumentų valdymo sistemą ir skaitmenizavę nemažą dalį procesų, tačiau nebuvome „biuras be popieriaus“. Vis tik iškilus ypatingai situacijai darbuotojai prisitaikė ir atrado būdų, kaip dirbti iš namų ir tęsti veiklą net ir tose srityse, kur dar neturėjome sėkmingai veikiančių elektroninių sprendimų, – karantino pradžią prisimena ji. – Nuotoliniu būdu organizavome ir visuotinį darbuotojų susirinkimą, kuriame pateikėme informaciją apie karantino įtaką įmonės finansinei padėčiai ir sėkmingo atsistatymo prognozes bei sugrįžimo į darbo vietas planą.“

Nors darbo iš namų galimybė įmonei – ne naujiena, tačiau, tokio masto nuotolinio darbo organizavimas parodė, kokius IT resursus įmonėje privaloma papildyti, kuriuos veiklos procesus skaitmenizuoti, kokią programinę įrangą diegti bei praktikuoti ir taip paruošti darbuotojus pasikartojus panašiai situacijai ateityje.

„Pirmoji karantino savaitė buvo aktyvi – visos veiklos perorganizavimas nuotoliniu būdu per pakankamai trumpą laiką tapo nemenku iššūkiu, nes ne visi įmonės darbuotojai turėjo nešiojamus kompiuterius, kad galėtų persikelti dirbti iš namų. Situaciją gretai išsprendėme, kadangi turėjome reikiamos kompiuterinės įrangos rezervą, – papildo Erika Tuinylienė, SĮ „Susisiekimo paslaugos“ Elektroninių paslaugų skyriaus vadovė. – Visiems atsakingiems darbuotojams buvo sukurta nuotolinė prieiga prie įmonės vidinių resursų, optimizuotas dokumentų pasirašymo procesas, per ganėtinai trumpą laiką susižiūrėjome, kokias komunikacijos priemones galime naudoti, kad nenutrūktų bendravimas tarpusavyje.“

Kitiems įmonės darbuotojams, kurių pareigos ir atsakomybės neleido atlikti darbo iš namų, buvo užtikrintos saugios darbo sąlygos, kelis mėnesius kasdien registruotas kiekvienas kolektyvo narys – ar dirbo iš namų, ar lankėsi biure, ar turi nusiskundimų dėl sveikatos. Darbuotojų gerovė taip pat kurta ir įmonės siūlomu papildomu sveikatos draudimu, kuris leido darbuotojams gauti nemokamas nuotolines gydytojų konsultacijas, įsigyti kaukių ir dezinfekcijos priemonių.

Komandos saugumo jausmą palaikė nuolatinė komunikacija

Įmonės Komunikacijos vadovė Miglė Bielinytė pažymi, kad karantino metu šalia nuolatinės komunikacijos su žiniasklaida ir visuomene itin daug dėmesio skirta ir bendravimui su komanda, jos informavimui apie esamą įmonės situaciją, veiklos pokyčius ir jų priežastis.

„Siekėme palaikyti pozityvią nuotaiką, kalbėti apie tai, ką ir kaip toliau dirbsime, paaiškinti, kodėl reikalingi tam tikri pokyčiai, motyvuoti kolegas susivienyti. Informacija darbuotojams kone kasdien skelbta intranete, skatinome ir asmeninę vadovų komunikaciją su savo skyriaus kolegomis, kuriems, natūralu, kildavo įvairių klausimų, – dėsto M. Bielinytė. – Mūsų tikslas buvo ir tebėra ne tik suteikti reikalingą informaciją, tačiau sukurti tokią atmosferą, jog kolegos jaustųsi saugūs bet kokiomis aplinkybėmis, kad visame informacijos sraute jie rastų ir žmogišką supratimą, darbdavio palaikymą bei rūpestį.“

Anot pašnekovės, kaip komanda „Susisiekimo paslaugos“ pasižymėjo gebėjimu prisitaikyti prie situacijos ir kryptingai improvizuoti. Natūralu, jog įmonė nebuvo iš anksto metodiškai pasiruošusi suvaldyti tokio tipo išorinę riziką, tačiau įveikė iššūkius kūrybiškumu ir bendradarbiavimu. Visa komanda kartu ieškojo sprendimų, leidžiančių sėkmingai tęsti įmonės veiklą ir būti naudingiems vilniečiams.

Nors karantinas sutrikdė įprastus įmonės darbuotojų mokymosi bei renginių organizavimo procesus, pasak M. Bielinytės, ieškota priimtinų alternatyvų: ugdymosi procesas, apimantis efektyvaus laiko planavimo, geros savijautos palaikymo karantino metu ir kitas pamokas, tęstas internetinių konferencijų formatu, atsirado iniciatyva rengti IT ir asmens duomenų apsaugos mokymus. Taipogi įmonės intranete organizuotos iniciatyvos ir konkursai, kuriais siekta pakelti darbuotojų nuotaiką, didinti produktyvumą.

E. paslaugų skyriaus vadovė E. Tuinylienė pažymi, kad didelę svarbą viso karantino metu turėjo ir komunikacija tarp pačių darbuotojų, kurią skatino įdiegta „Microsoft Teams“ programa. Ja darbuotojai ėmė intensyviai bendrauti tarpusavyje ir teikti vienas kitam reikiamą pagalbą ar patarimus, o dar svarbiau – programa tapo vieningai naudojamu bendravimo įrankiu ir pasibaigus karantinui.

Liepos viduryje Vilnius pristatė visus judumo būdus sostinėje vienijantį ženklą JUDU. Judėjimą viešuoju transportu, automobiliu, dviračiu, paspirtuku, pėsčiomis ar kitaip nuo šiol „po vienu skėčiu“ jungia šis bendras vardas. JUDU miestiečiai palaipsniui matys skirtingose vietose – pavyzdžiui, ant miesto autobusų ir troleibusų, stotelių ir dviratininkų švieslentėse, viešojo transporto ekranuose, maršrutų schemose, paženklinti bus dviračių stovai ir atsirasiančios saugyklos, „Statyk ir važiuok“, multimodalinės aikštelės, JUDU planuojama vadinti naują elektroninio bilieto sistemą ir kitas su judumu Vilniuje susijusias paslaugas. Detaliau su Darnaus judumo mieste planu ir JUDU susipažinkite: www.judu.lt/vilnius

Paskelbta: www.vz.lt